Gli imprenditori italiani che decidono di costituire una società negli USA devono adempiere, nel corso della vita di tale società, ad alcuni obblighi formali: dalla nomina annuale dei director e degli officer per le società per azioni (“corporation”) al deposito dei report annuali o biennali negli Stati rilevanti. La limitazione dell’ambito di applicazione del Corporate Transparency Act e del New York LLC Transparency Act, entrambi rivolti ormai alle sole società straniere operanti negli Stati Uniti, evidenzia come il sistema statunitense tenda a non imporre alle società obblighi ulteriori rispetto a quelli ritenuti strettamente necessari dall’ordinamento. Cosa bisogna sapere?

Gli imprenditori italiani che decidono di approcciarsi al mercato statunitense e di costituire una società si trovano a dover adempiere, nel corso della vita di tale società, ad alcuni obblighi formali diversi da quelli previsti dal diritto italiano. Sebbene tali obblighi non rappresentino un ostacolo a un fluido operare nel sistema statunitense, è importante conoscerne i principali, quali la nomina annuale dei director e degli officer per le società per azioni (“corporation”), nonché il deposito dei report annuali o biennali negli Stati rilevanti, al fine di essere adeguatamente preparati ad assolverli tempestivamente.

Si analizzano di seguito alcuni di questi obblighi ricorrenti del diritto societario statunitense, prendendo in considerazione anche la normativa federale Corporate Transparency Act e il New York LLC Transparency Act, entrambe finalizzate a richiedere alle società la comunicazione dei propri beneficiari effettivi. Pur avendo avuto inizialmente un ambito di applicazione più ampio, tali normative impongono oggi, di norma, tali obblighi solo alle società straniere operanti sul territorio statunitense, evidenziando come il sistema statunitense tenda a non gravare le società con obblighi di trasparenza aggiuntivi oltre quelli che l’ordinamento ritiene strettamente necessari.

La nomina annuale di director e officer

Prendendo a riferimento lo Stato del Delaware e quello di New York, due delle più popolari giurisdizioni in cui le società vengono generalmente costituite, una volta formata una corporation, affinché la stessa possa effettivamente operare sul territorio americano e in conformità con la giurisdizione competente, uno degli adempimenti primari è la nomina dei director e degli officer, rispettivamente da parte del socio o dei soci (“shareholder”) e da parte dei director, una volta eletti.

A livello generale, i director svolgono una funzione di indirizzo strategico e di supervisione, mentre gli officer, quali, ad esempio, President, Secretary e Treasurer, sono responsabili della gestione ordinaria e operativa della corporation.

La nomina dei director e degli officer non si limita a un singolo adempimento in sede di costituzione della società, ma configura tendenzialmente un obbligo ricorrente su base annuale, volto a prevedere la conferma di tali figure o la nomina di soggetti diversi in tali posizioni. La data di tale obbligo annuale è generalmente stabilita dalla società stessa nello statuto e non esiste una data fissa che si applichi in maniera uniforme a tutte le corporation.

Salvo diversa previsione dello statuto della società, inoltre, le nomine possono avvenire mediante delibere scritte rispettivamente degli shareholder e dei director, predisposte senza la necessità di formalità particolari, purché unanimi, oppure nel contesto di riunioni o assemblee formali degli shareholder e dei director, regolarmente convocate e formalizzate tramite verbale. Nella prassi, si rileva che le società caratterizzate da un numero limitato di shareholder tendono a privilegiare l’utilizzo di delibere scritte unanimi, rendendo l’assolvimento di tale adempimento relativamente immediato.

Da sottolineare, in particolare, come la regolare nomina o riconferma dei director e degli officer contribuisca a dimostrare il corretto funzionamento della struttura di governance della corporation quale entità giuridica distinta dai propri shareholder, rafforzando la separazione tra la società e le persone fisiche che la controllano o la gestiscono. In caso di contenzioso, il mancato rispetto di tali pratiche di governance, quali, ad esempio, l’assenza di nomine aggiornate, di delibere formali o di una chiara attribuzione dei poteri, può essere valorizzato dai terzi per sostenere che la società non abbia operato come soggetto autonomo, bensì come mero strumento degli shareholder, con la conseguente esposizione della corporation al rischio che la protezione legale che separa il patrimonio della società da quello degli shareholder venga meno (si tratta del cosiddetto piercing of the corporate veil) e di estensione della responsabilità patrimoniale agli shareholder.

I report annuali o biennali e i relativi obblighi di deposito

Le nomine dei director e degli officer su base annuale si accompagnano tendenzialmente al deposito di un report annuale o biennale nello Stato di costituzione della società, nonché negli Stati in cui la corporation è autorizzata a operare in qualità di foreign entity. Tali report costituiscono uno strumento essenziale di comunicazione tra la società e le autorità statali, in quanto consentono di mantenere aggiornati i registri pubblici e di verificare la regolarità formale della società stessa.

Sebbene tali report presentino caratteristiche diverse a seconda dello Stato di riferimento, in linea generale essi richiedono la comunicazione di alcune informazioni relative alla società, quali la denominazione sociale, il nome di tutti o di alcuni director e officer, l’indirizzo del principal office e la natura dell’attività imprenditoriale svolta. Nella tabella di seguito si evidenziano alcune differenze tra le caratteristiche dei report e le informazioni richieste dagli stessi nello Stato del Delaware e di New York.

In linea generale, il mancato deposito del report e il mancato pagamento dei costi ad esso associati possono comportare conseguenze rilevanti, tra cui l’applicazione di interessi di mora e sanzioni pecuniarie e, nei casi più gravi o protratti nel tempo, la dissoluzione amministrativa della società. Si tratta, in ogni caso, di un adempimento immediato, che può essere completato online e il cui rispetto richiede essenzialmente il monitoraggio delle relative scadenze e l’accuratezza delle informazioni riportate, le quali, nella maggior parte dei casi, possono comunque essere rettificate in caso di errore.

Pubblicità e aggiornamento delle informazioni

Un profilo di particolare rilievo del sistema statunitense concerne il diverso grado di accessibilità al pubblico delle informazioni contenute nei report di cui sopra. In alcune giurisdizioni, come lo Stato di New York, una parte significativa dei dati comunicati tramite il report è liberamente consultabile da chiunque tramite il sito web del New York Secretary of State, contribuendo a garantire un elevato livello di trasparenza nei confronti dei terzi.

In altre giurisdizioni, quali il Delaware, le informazioni contenute negli annual report non sono liberamente accessibili al pubblico, ma possono essere ottenute solo previa specifica richiesta rivolta direttamente allo Stato, e non attraverso una banca dati pubblicamente consultabile.

La natura pubblica o riservata delle informazioni comunicate tramite i report rappresenta un elemento rilevante da considerarsi qualora, nel corso dell’esercizio sociale, intervengano modifiche nella composizione degli organi societari, quali la nomina di nuovi officer o la sostituzione di uno o più director. In tali ipotesi, sebbene in via generale non sussista un obbligo di aggiornamento tra un report e il successivo, fatta salva l’esistenza di casi particolari o di specifiche richieste da parte delle autorità statali e purché le informazioni fossero corrette al momento del report, la società è chiamata a valutare se procedere a un aggiornamento immediato dei dati già depositati presso le autorità competenti o se rinviare tale aggiornamento alla presentazione del successivo report. Si rileva infatti che, qualora le informazioni oggetto di modifica siano state in precedenza rese pubbliche, il mantenimento di dati non più attuali liberamente accessibili potrebbe incidere sui rapporti con i terzi, in particolare nei casi in cui le variazioni riguardino soggetti dotati di poteri di rappresentanza legale della società.

Trasparenza: il Corporate Transparency Act e New York LLC Transparency Act

Il concetto di trasparenza delle informazioni societarie, già discusso nel contesto del deposito dei report annuali o biennali, assume un ruolo centrale anche con riferimento al Corporate Transparency Act (“CTA”), normativa federale che ha introdotto l’obbligo di comunicazione delle informazioni sui beneficial owner per alcune società operanti sul territorio statunitense. L’obiettivo del legislatore era prevenire l’uso improprio delle strutture societarie per finalità illecite, garantendo maggiore chiarezza sulla titolarità effettiva delle imprese. Tale normativa ha rappresentato per molte società un adempimento aggiuntivo, distinto dagli obblighi statali discussi sopra, richiedendo una raccolta accurata dei dati sui soggetti che esercitano un controllo sostanziale sulla società, tuttavia, a seguito di sviluppi normativi, tale obbligo riguarda oggi principalmente le società straniere operanti negli Stati Uniti, mentre le società costituite sul territorio statunitense, anche se a proprietà straniera, non vi sono generalmente soggette.

Sulla scia del CTA federale, lo Stato di New York ha introdotto il New York LLC Transparency Act (“NY LLCTA”), finalizzato a rafforzare la raccolta di informazioni sulla titolarità effettiva delle LLC operanti nel proprio territorio. Anche qui, a seguito di un recente emendamento, che ha riallineato gli obiettivi del NY LLCTA a quelli del CTA, l’obbligo non si applica più alle LLC costituite sul suolo statunitense, sia nello Stato di New York sia in altri Stati, sebbene inizialmente fosse previsto anche per queste, ma solo alle LLC straniere qualificate ad operare nello Stato di New York.

Conclusioni

In sintesi, il sistema statunitense impone agli imprenditori una serie di adempimenti ricorrenti che, seppur diversi rispetto al diritto italiano, risultano gestibili con adeguata pianificazione e supporto legale. Inoltre, tali adempimenti, quali la nomina annuale dei director e degli officer, unitamente al deposito dei report su base annuale o biennale, non rappresenta un mero formalismo, ma costituiscono uno strumento fondamentale per garantire la regolarità della governance societaria, rafforzando la distinzione tra la persona giuridica e i suoi shareholder e contribuendo a tutelare la società da rischi di responsabilità personale degli shareholder.

Parallelamente, si osserva come, nonostante il dibattito acceso sulla trasparenza delle informazioni societarie e la crescente attenzione al tema, sfociato in normative quali il Corporate Transparency Act e il New York LLC Transparency Act, tali obblighi siano stati entrambi limitati alle sole società straniere operanti sul territorio statunitense e non a quelle costituite sul suolo nazionale, evidenziando come gli Stati Uniti tendano a non introdurre oneri societari eccessivi oltre il minimo necessario, al fine di favorire il libero operare e lo sviluppo imprenditoriale.

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Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/quotidiano/2026/02/12/obblighi-annuali-trasparenza-societaria-diritto-statunitense